Планирование и принципы тайм-менеджмента: как все успевать?

графический дизайнер и автор блога
Дмитрия Сугак

Всем привет, на связи Дмитрия Сугак. Помните сказку о потерянном времени? Ее сюжет завязан на приключениях ленивого третьеклассника Пети, который понапрасну теряет время. Это поучительная история призвана донести одну важную мысль — время имеет огромную ценность. И хотя сказка была экранизирована 58 лет назад, ее философия остается актуальна по сей день. Чтобы решить проблему потерянного времени, я предлагаю познакомиться с таким понятием, как тайм-менеджмент.

ТАК ЛИ НЕОБХОДИМ КОНТРОЛЬ ВРЕМЕНИ?

Тайм-менеджмент (time management) — это методы планирования и контроля времени. Он нужен нам для того, чтобы мы могли правильно распределять свои ресурсы и составлять распорядок дня.

Любые методы и техники имеют свои преимущества и недостатки. Чтобы понять, что такое тайм-менеджмент, я предлагаю рассмотреть его плюсы и минусы. Начнем с плюсов:

  • соблюдение дедлайнов. Все дела, задачи и цели выполняются в срок;
  • больше времени на отдых. Этот пункт вытекает из предыдущего. Если все выполнять в срок, то не нужно тратить время на доделывание в выходной;
  • позитивный настрой. Количество выполненных задач увеличивается, это повышает самооценку и внушает веру в себя;
  • отсутствие прокрастинации. Организация времени снижает риск стресса и депрессии практически до нуля;
  • контроль над жизнью. Когда человек имеет четкий план на ближайшие недели и месяцы, он чувствует себя гораздо увереннее.
Чтобы понять ценность этих пунктов, нужно прочувствовать их на себе. Большинство людей утверждают, что техники тайм-менеджмента значительно повысили качество их жизни. Однако, чтобы вы могли сложить в голове полную картину, я приведу и недостатки:
  • понадобится дисциплина. Увы, людям, у которых нет даже элементарного распорядка, тайм-менеджмент покажется чем-то сложным. Кому-то он даже напомнит день сурка. Что с этим делать и как бороться расскажу ниже;
  • непредвиденные ситуации. Форс-мажоры случаются со всеми, их невозможно запланировать. Человека, который привык к планированию времени, они могут выбить из колеи.

Это, пожалуй, все минусы, которые мне известны. Много их или мало — решать вам. Лично я давно научилась с ними справляться. Как это сделать, читайте ниже.

Как управлять своим временем

Существует 9 основных методов планирования времени, которыми я хочу поделиться.

  1. Ежедневно планируйте дела. Я, например, составляю список в заметках на телефоне. Это неплохо дисциплинирует и дает представление о том, как будет выглядеть мой день. Можно завести специальный блокнот и составлять план вручную. Делать это лучше с утра. Поверьте, очень быстро этот ритуал станет привычкой, которая облегчит вам жизнь.

  2. Дробите задачи. Психологически нам гораздо легче выполнять небольшие задачи, в то время как большие мы откладываем на потом. Чтобы наша глобальная цель не перешла в раздел «сделаю это завтра», нам нужно раздробить ее на несколько маленьких. Тогда мы получим четкий план действий, который будет уже не так страшен. Следуйте ему, и вы сами не заметите, как достигните большой цели.
3. Расставьте приоритеты. Ежедневно мы сталкиваемся с грудой задач, стараясь уделить каждой равное внимание. Я предлагаю определить приоритетное дело и направить максимум ресурсов на его выполнение. Этот метод отлично подходит для форс-мажоров.

4. Не отвлекайтесь. Казалось бы, это правило знакомо каждому. Однако следуем мы ему далеко не всегда. Социальные сети, новостные сайты, мессенджеры — все это незаметно съедает наше время. Перед тем как настроить себя на работу, я рекомендую убрать телефон подальше или хотя бы не отвлекаться на него. Лучше всего выбрать для неважных рутинных дел определенное время (например, 20 минут утром и вечером).

5. Правильно формулируйте цель. Как быть организованным мы обсудили, но иногда проблема кроется в формулировке. Цель должна быть конкретной и измеримой, а также иметь сроки.
Просто сравните формулировки: «Я хочу увеличить доход» - «Я хочу увеличить доход в ближайшие 6 месяцев» - «Я хочу стать дизайнером карточек товаров для маркетплейсов в Figma и ближайшие 6 месяцев увеличить доход на 50 тыс. рублей». Как думаете, какая из формулировок сработает лучше?

Я бы еще добавила информацию о том, как именно можно стать дизайнером карточек товаров. Ведь научиться с нуля можно разными способами: можно находить бесплатные курсы и фактически учиться на собственных ошибках, а можно просто перенять чужой опыт. Во втором случае поможет мой курс, где уже собрана вся необходимая новичку информация https://ddesign.moscow/infographics
6. Ставьте планку выше. Даже если вы что-то не успеете, всегда можно отмотать назад и пересмотреть задачи. Но просто поверьте, азарт возьмет свое. Знаете пословицу «вижу цель, не вижу препятствий»? Она срабатывает всегда, когда вы завышаете планку.

7. Делегируйте. В свое время я очень боялась поручать свои дела кому – то еще. Мне почему-то казалось, что никто не сделает их лучше меня. Это стало одним из самых больших моих заблуждений. На деле мой рост начался именно тогда, когда я начала делегировать свои задачи другим людям.

8. Подружитесь со словом «нет». Когда мне задают вопрос «как все успевать?» я всегда отвечаю: научитесь говорить «нет». Система планирования должна быть выстроена так, чтобы вы в первую очередь выполняли задачи, важные для вас. Смело говорите «нет» всем бесполезным и нерентабельным предложениям.

9. Выделяйте время на отдых. Непрерывная работа — бомба замедленного действия. В итоге она приведет к выгоранию и депрессии. Обязательно устраивайте себе отпуск и выходные, не пренебрегайте личной жизнью. Ваша продуктивность от этого только выиграет.


Принцип Эйзенхауэра

Это методика, которая позволяет эффективно управлять своим временем. Ее суть заключается в определении важных и неважных задач, а также распределении их по срокам выполнения.

  1. Срочные задачи и важные (приоритетные) задачи нужно выполнить немедленного. Их откладывание сулит самыми негативными последствиями.
  2. Важные (приоритетные) и несрочные задачи нужно запланировать. Они не имеют четкого дедлайна, но их выполнение важно для вашего дальнейшего развития. Например, обучающий курс.
  3. Неважные и срочные дела нужно делегировать. Как правило, это рутина, не требующая специальных навыков. В этом случае делегирование существенно облегчит вам процесс планирования важных и срочных задач.
  4. Неважные и несрочные задачи мы либо убираем, либо выделяем на них минимальное количество времени. Это, как правило, листание ленты в социальных сетях, игры и просмотр телевизора. Старайтесь организовать день так, чтобы эти занятия занимали как можно меньше времени.

Полезные приложения для планирования времени

Планирование — это сложный процесс, к которому еще нужно привыкнуть. Помочь в этом смогут современные сервисы.

Any.do. Это приложение работает как раз по принципу Эйзенхауэра. Здесь можно отмечать важные и неважные задачи, добавлять хэштеги и список покупок.
«Мои дела: Планировщик задач». Приложение подходит тем, кто задается вопросами «как правильно планировать» или «как распределить время». Здесь можно распределять задачи по дням и даже пересылать их коллегам.
Trello. Сервис удобен для работы с рабочими задачами. Здесь можно создать виртуальное пространство, добавлять карточки, метки, изменять обложку и ставить сроки выполнения.
ПОНРАВИЛАСЬ СТАТЬЯ?
БОЛЬШЕ ИНТЕРЕСНЫХ СТАТЕЙ
ОБУЧАЕМ ДИЗАЙНУ С НУЛЯ ДО ПРОФИ

КСТАТИ! МЫ ЗАПУСТИЛИ КУРС ДЛЯ ЗАРАБОТКА НА ФРИЛАНСЕ

Инфографика для маркетплейсов
Лучший онлайн курс по дизайну карточек товаров для Вайлдберриз и Озон.
Вы научитесь делать карточки с инфографикой для Wildberries и Ozon и освоите редактор Figma.
После оплаты вы сразу получаете доступ к урокам. На курсе много обратной связи от автора обучения.
ПОДРОБНОЕ ВИДЕО О КУРСЕ
ЖМИТЕ, ЧТОБЫ УЗНАТЬ ПОДРОБНОСТИ