Планирование работы и контроль времени: что для этого нужно?

Тайм-менеджмент (time management) — это методы планирования деятельности и контроля времени. Он нужен нам для того, чтобы мы могли правильно распределять свои ресурсы и составлять распорядок дня.

Чтобы понять, что такое тайм-менеджмент, я предлагаю рассмотреть его плюсы и минусы. Начнем с плюсов:

• Соблюдение дедлайнов. Все дела, задачи и цели выполняются в срок.
• Больше времени на отдых. Этот пункт вытекает из предыдущего. Если всё выполнять в срок, не нужно тратить время на доделывание в выходной.
• Позитивный настрой. Количество выполненных задач увеличивается — это повышает самооценку и внушает веру в себя.
• Отсутствие прокрастинации. Организация времени снижает риск стресса и депрессии практически до нуля.
• Контроль над жизнью. Когда у человека есть четкий план на ближайшие недели и месяцы, он чувствует себя гораздо увереннее.

Чтобы понять ценность этих пунктов, нужно прочувствовать их на себе. Большинство людей утверждают, что техники тайм-менеджмента значительно повысили качество их жизни. Однако, чтобы вы могли сложить в голове полную картину, я приведу и недостатки управления временем:

• Понадобится дисциплина. Увы, людям, у которых нет даже элементарного распорядка, тайм-менеджмент покажется чем-то сложным. Кому-то он даже напомнит день сурка. Что с этим делать и как бороться расскажу ниже.
  
• Непредвиденные ситуации. Форс-мажоры случаются со всеми, их невозможно запланировать. Человека, который привык к планированию времени, они могут выбить из колеи.
  

Это, пожалуй, все минусы, которые мне известны. Много их или мало — решать вам. Лично я давно научилась с ними справляться. Как управлять временем, читайте ниже.

Существует девять основных методов планирования работы, в которые входят принципы тайм-менеджмента.

1. Ежедневно планируйте дела. Я, например, составляю список в заметках на телефоне. Это неплохо дисциплинирует и дает представление о том, как будет выглядеть мой день. Можно завести специальный блокнот и составлять планирование дня вручную. Делать это лучше с утра. Поверьте, очень быстро этот ритуал станет привычкой, которая облегчит вам жизнь.

2. Дробите задачи. Психологически нам гораздо легче выполнять небольшие задачи, в то время как большие мы откладываем на потом. Чтобы наша глобальная цель не перешла в раздел «сделаю это завтра», нам нужно раздробить ее на несколько маленьких. Тогда мы получим четкий план действий, который будет уже не так страшен. Следуйте ему, и вы сами не заметите, как достигните большой цели.

3. Расставьте приоритеты. Ежедневно мы сталкиваемся с грудой задач, стараясь уделить каждой равное внимание. Я предлагаю определить приоритетное дело и направить максимум ресурсов на его выполнение. Этот метод отлично подходит для форс-мажоров.

4. Не отвлекайтесь. Казалось бы, это правило знакомо каждому. Однако следуем мы ему далеко не всегда. Социальные сети, новостные сайты, мессенджеры — все это незаметно съедает наше время. Перед тем как настроить себя на работу, я рекомендую убрать телефон подальше или хотя бы не отвлекаться на него. Лучше всего выбрать для неважных рутинных дел определенное время (например, 20 минут утром и вечером).

5. Правильно формулируйте цель. Как быть организованным, мы обсудили, но иногда проблема кроется в формулировке. Цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой и иметь сроки.

Просто сравните формулировки: «Я хочу увеличить доход» — «Я хочу увеличить доход в ближайшие 6 месяцев» — «Я хочу стать дизайнером карточек товаров для маркетплейсов в Figma и в ближайшие 6 месяцев зарабатывать удаленно от 60 тыс. рублей». Как думаете, какая из формулировок сработает лучше?

Я бы еще добавила информацию о том, как именно можно стать дизайнером карточек товаров. Ведь научиться с нуля можно разными способами: можно находить бесплатные курсы и фактически учиться на собственных ошибках, а можно просто перенять чужой опыт всего за пару недель. Во втором случае поможет мой курс, где уже собрана вся необходимая новичку информация: https://goo.su/pbBNf. Приступить к обучению можнл уже сегодня!

6. Ставьте планку выше. Даже если вы что-то не успеете, всегда можно отмотать назад и пересмотреть задачи. Но просто поверьте, азарт возьмет свое. Знаете пословицу «вижу цель — не вижу препятствий»? Она срабатывает всегда, когда вы завышаете планку.

7. Делегируйте. В свое время я очень боялась поручать свои дела кому-то еще. Мне почему-то казалось, что никто не сделает их лучше меня. Это стало одним из самых больших моих заблуждений. На деле мой рост начался именно тогда, когда я начала делегировать свои задачи другим людям.

8. Подружитесь со словом «нет». Когда мне задают вопрос «как все успевать?» я всегда отвечаю: научитесь говорить «нет». Система планирования должна быть выстроена так, чтобы вы в первую очередь выполняли задачи, важные для вас. Смело говорите «нет» всем бесполезным и нерентабельным предложениям.

9. Выделяйте время на отдых. Непрерывная работа — бомба замедленного действия. В итоге она приведет к выгоранию и депрессии. Обязательно устраивайте себе отпуск и выходные, не пренебрегайте личной жизнью. Ваша продуктивность от этого только выиграет.

Это метод тайм-менеджмента, который позволяет эффективно управлять своим временем. Его суть заключается в определении важных и неважных задач, а также распределении их по срокам выполнения.

1. Срочные задачи и важные (приоритетные) задачи нужно выполнить немедленно. Их откладывание сулит самыми негативными последствиями.
   
2. Важные (приоритетные) и несрочные задачи нужно запланировать. Они не имеют четкого дедлайна, но их выполнение важно для вашего дальнейшего развития. Например, обучающий курс.
   
3. Неважные и срочные дела нужно делегировать. Как правило, это рутина, не требующая специальных навыков. В этом случае делегирование существенно облегчит вам процесс планирования важных и срочных задач.
   
4. Неважные и несрочные задачи мы либо убираем, либо выделяем на них минимальное количество времени. Это, как правило, листание ленты в социальных сетях, игры и просмотр телевизора. Старайтесь организовать день так, чтобы эти занятия занимали как можно меньше времени.
   

Планирование дня — это сложный процесс, к которому еще нужно привыкнуть. Помочь в этом смогут современные сервисы.

Any.do. Это приложение работает как раз по принципу Эйзенхауэра. Здесь можно отмечать важные и неважные задачи, добавлять хэштеги и список покупок.

«Мои дела: Планировщик задач». Приложение подходит тем, кто задается вопросами «как правильно планировать» или «как распределить время». Здесь можно распределять задачи по дням и даже пересылать их коллегам.

Trello. Сервис удобен для работы с рабочими задачами. Здесь можно создать виртуальное пространство, добавлять карточки, метки, изменять обложку и ставить сроки выполнения.